Emergency Remote Instruction Plan

Background

Beginning in the 2020-2021 school year, the New York State Education Department (NSYED) authorized a “snow day pilot” program that allowed schools to deliver instruction remotely on days in which it would otherwise have closed due to an emergency.  Following permanent adoption of remote instruction days by the Board of Regents in January of 2023, all schools are required by NYSED to have in place plans that cover the provision of remote instruction in the event of emergency school closings. In accordance with state regulations, the plan will be reviewed and updated annually.

Procedure

In the event of inclement weather conditions that would make travel excessively dangerous for our students and staff, or other emergencies that would otherwise cause the program to close, the program will remain in session and provide remote instruction to students. The decision to move to remote instruction (for one or all locations) will be made by the Executive Director, or his designee, and communicated via the program’s automated message system (One Call Now), school website (westchesterschool.org), school app (The Westchester School) and various media outlets as indicated on the school calendar. Parents are required to provide updated contact information on a yearly basis and should contact the program immediately if contact information changes.

Academic Instruction

On remote learning days, academic instruction (synchronous and asynchronous) will be provided via google classroom, zoom or google meets sessions, and/or work packets provided by the classroom teacher. The aforementioned can be accessed on any computer, tablet, or smart phone device. For students that do not have access to technology or internet service, the program will make every effort to communicate with the student’s home school district to obtain a device and ensure that students can access instruction.

Google Classroom usernames and passwords will be provided by the classroom and access to the classroom will be established at the beginning of each extended and regular school year program. There, parents and students will find assignments, some posted for the entire class (such as videos, songs, games, activities, etc.)  and some more specifically assigned to individual students based on their IEP goals.  As much as possible, posted activities are made interactive using Boom cards, online curriculum subscriptions, Jam Board and other interactive websites and tools. For assistance utilizing google classroom please scroll further down this page.

Group zoom sessions will be scheduled each day by all teachers with links and log in information sent out by the classroom teacher. As with activities that take place during a typical school day, the length of video sessions will be consistent with the needs and abilities of each classroom cohort. For the provision of synchronous academic instruction to occur:

You will need to have provided consent for video session on your child’s emergency consent form (sent home yearly) You would need to be available during the time agreed upon to participate if/when necessary. You understand that you may be asked to provide hands-on support to facilitate the provision of the related service session. Possess the necessary technology or device for Zoom or Google Meets.

For those students who do not have good access to technology in their homes, or will not attend to the computer, teachers will provide work packets to complete, based on their Individualized Education Plan goals. Access to the classroom teacher will be available via phone to assist with any questions and provide directions.

Related Services

Zoom sessions will be set up between students and their therapists once consent is given. The provision of related services on any given day will be based upon the student’s school therapy schedule. For example, if a student was scheduled for speech therapy on Friday, and we are going remote Friday, his speech therapist would reach out to the parent to set a time for a live zoom session. For the provision of mandated related services to occur:

You will need to have provided consent for video session on your child’s emergency consent form (sent home yearly) You would need to be available during the time agreed upon to participate if/when necessary. You understand that you may be asked to provide hands-on support to facilitate the provision of the related service session. Possess the necessary technology or device for Zoom, Google meets/Microsoft teams, which ever forum mutually agreed upon between you and the therapist. You would be required to email me upon the completion of each interaction stating the date the remote face to face took place and the time it started and ended.

Plan de instrucciones remotas de emergencia

Fondo

A partir del año escolar 2020-2021, el Departamento de Educación del Estado de Nueva York (NSYED) autorizó un programa piloto de "día de nieve" que permitió a las escuelas impartir instrucción de forma remota en días en los que de otro modo habría cerrado debido a una emergencia.  Tras la adopción permanente de los días de instrucción remota por parte de la Junta de Regentes en enero de 2023, el NYSED requiere que todas las escuelas tengan planes que cubran la provisión de instrucción remota en caso de cierres escolares de emergencia. De acuerdo con las regulaciones estatales, el plan será revisado y actualizado anualmente.

Procedimiento

En caso de condiciones climáticas adversas que harían que viajar sea excesivamente peligroso para nuestros estudiantes y personal, u otras emergencias que de otro modo causarían el cierre del programa, el programa permanecerá en sesión y proporcionará instrucción remota a los estudiantes. La decisión de pasar a la instrucción remota (para una o todas las ubicaciones) será tomada por el Director Ejecutivo, o su designado, y comunicada a través del sistema de mensajes automatizados del programa (One Call Now), el sitio web de la escuela (westchesterschool.org), la aplicación escolar (The Westchester School) y varios medios de comunicación como se indica en el calendario escolar. Los padres deben proporcionar información de contacto actualizada anualmente y deben comunicarse con el programa de inmediato si cambia la información de contacto.

Instrucción académica

En los días de aprendizaje remoto, la instrucción académica (sincrónica y asincrónica) se proporcionará a través de sesiones de Google Classroom, Zoom o Google Meets, y / o paquetes de trabajo proporcionados por el maestro del aula. Se puede acceder a lo anterior en cualquier computadora, tableta o dispositivo de teléfono inteligente. Para los estudiantes que no tienen acceso a la tecnología o al servicio de Internet, el programa hará todo lo posible para comunicarse con el distrito escolar de origen del estudiante para obtener un dispositivo y garantizar que los estudiantes puedan acceder a la instrucción.

Los nombres de usuario y contraseñas de Google Classroom serán proporcionados por el aula y el acceso al aula se establecerá al comienzo de cada programa de año escolar extendido y regular. Allí, los padres y estudiantes encontrarán tareas, algunas publicadas para toda la clase (como videos, canciones, juegos, actividades, etc.)  y algunos más específicamente asignados a estudiantes individuales en función de sus metas del IEP.  En la medida de lo posible, las actividades publicadas se hacen interactivas utilizando tarjetas Boom, suscripciones al plan de estudios en línea, Jam Board y otros sitios web y herramientas interactivos. Para obtener ayuda utilizando Google Classroom, desplácese más abajo en esta página.

Las sesiones grupales de zoom serán programadas cada día por todos los maestros con enlaces e información de inicio de sesión enviada por el maestro del aula. Al igual que con las actividades que tienen lugar durante un día escolar típico, la duración de las sesiones de video será consistente con las necesidades y habilidades de cada cohorte de aula. Para que se produzca la provisión de instrucción académica sincrónica:

Deberá haber dado su consentimiento para la sesión de video en el formulario de consentimiento de emergencia de su hijo (enviado a casa anualmente) Deberá estar disponible durante el tiempo acordado para participar si / cuando sea necesario. Usted entiende que se le puede pedir que proporcione apoyo práctico para facilitar la prestación de la sesión de servicio relacionada. Poseer la tecnología o dispositivo necesario para Zoom o Google Meets.

Para aquellos estudiantes que no tienen buen acceso a la tecnología en sus hogares, o no atenderán la computadora, los maestros proporcionarán paquetes de trabajo para completar, basados en sus objetivos del Plan de Educación Individualizada. El acceso al maestro del aula estará disponible por teléfono para ayudar con cualquier pregunta y proporcionar direcciones.

Servicios relacionados

Se establecerán sesiones de Zoom entre los estudiantes y sus terapeutas una vez que se otorgue el consentimiento. La prestación de servicios relacionados en un día determinado se basará en el horario de terapia escolar del estudiante. Por ejemplo, si un estudiante estaba programado para terapia del habla el viernes, y vamos a ir a distancia el viernes, su terapeuta del habla se comunicaría con el padre para establecer un horario para una sesión de zoom en vivo. Para que se produzca la prestación de servicios conexos obligatorios:

Deberá haber dado su consentimiento para la sesión de video en el formulario de consentimiento de emergencia de su hijo (enviado a casa anualmente) Deberá estar disponible durante el tiempo acordado para participar si / cuando sea necesario. Usted entiende que se le puede pedir que proporcione apoyo práctico para facilitar la prestación de la sesión de servicio relacionada. Poseer la tecnología o el dispositivo necesarios para Zoom, Google se reúne / equipos de Microsoft, que siempre foro acordado mutuamente entre usted y el terapeuta. Se le pedirá que me envíe un correo electrónico al finalizar cada interacción indicando la fecha en que tuvo lugar el cara a cara remoto y la hora en que comenzó y terminó.